各单位、各学院：
我校40周年校庆系列活动已圆满落幕。校庆期间，各单位、各学院精心组织、通力协作，形成了大量具有重要保存价值的文字、图片、音像及实物等资料。为全面、真实、系统地记录此次盛会，留存宝贵历史记忆，并为学校发展提供借鉴依据，根据《高等学校档案管理办法》及我校档案管理相关规定，现就40周年校庆档案资料归档工作通知如下：
一、归档内容：
凡在校庆筹备、组织、实施等全过程中形成的，具有查考、利用和保存价值的各类载体材料，均属归档范围。主要包括：
1.综合管理类：
（1）学校和二级单位制定的校庆工作各类方案、通知、会议纪要、工作总结等；
（2）校庆庆典大会的方案、议程、主持词、领导讲话稿等；
（3）学校和二级单位在校庆工作过程中形成或专门编纂的学校介绍、校史、大事记、校友通讯录等资料；
（4）学校和二级单位接受捐赠钱物清单、反馈的感谢信和捐赠证书样本等。
2.组织联络类：
（1）重要嘉宾、校友邀请名单及回执，最终出席庆祝活动人员名单；
（2）收到的贺信、嘉宾题词、庆贺视频等；
（3）校庆活动中形成的合作协议。
3.宣传报道类：
（1）校庆公告；
（2）新闻通稿、媒体报道汇编；
（3）校庆专题网站（建议进行全站镜像保存或提供完整截图及后台数据）、宣传画册、海报、专题片、摄影及摄像原始素材与成片；
（4）校庆主题标识（LOGO）、吉祥物设计方案及电子文件等。
4.学术文化类：
（1）学校和二级单位组织的学术论坛、座谈会、报告会的议程、专家信息、讲稿、PPT、论文集、活动现场记录及成果汇编；
（2）校庆文艺晚会的策划方案、节目单、视频、照片等；
（3）校史展策划方案、展板（展示屏）所用的高精度设计源文件、最终版图片及视频，重要嘉宾和校友参观照片的照片及声像材料。
5.保障服务类：
（1）校庆各项活动的安保方案、应急预案及执行记录、情况总结；
（2）后勤保障工作方案；
（3）志愿者招募、培训及管理工作记录。
6.财务物资类：
（1）校庆专项经费预决算报告；
（2）重要物资采购清单及分配记录；
7.二级学院特色材料。各学院围绕校庆独立组织的“礼献校庆”系列活动（如校友座谈、学术讲座、文化展示节、体育赛事等）的全套资料，包括：
（1）活动策划方案、议程、主持词、领导讲话；
（2）活动展示、展板的设计方案的高清图片和说明；
（3）活动的照片、视频等声像资料。
8.电子文件：前述范围中所有的电子文件（含MP4、JPG格式原始照片、高清视频）。
9.实物档案类：
（1）校庆期间制作的与校庆各类活动相关的印刷品，如邀请函、海报、明信片、宣传画册等；
（2）校庆标志及活动制发的纪念品、纪念手提袋、纪念徽章等文创产品、嘉宾证、工作证、餐券、文艺晚会入场券等实物；
（3）各方捐赠给学校的有保存价值的物品、礼品等（大件实物可拍摄高清图片并附说明归档，原件另行存放）；
（4）贺电、贺信、题词、书画作品等物品；
（5）各二级学院有关校庆活动的校友名册、图册等。
10.征集档案类：校庆筹备阶段，学校征集和社会各界、校友捐赠的其他文献资料、照片和实物档案资料等物品。
二、归档要求
1.学校40周年校庆是学校重要和重大的庆典活动，资料非常珍贵，做好40周年校庆档案资料归档工作，是对学校历史负责、为未来发展奠基的重要举措。各二级单位要高度重视并切实做好校庆档案归档工作，把该项工作纳入工作计划，指派专人负责校庆相关档案资料的登记、收集、整理、移交等工作。
2.按照“谁形成、谁归档”的归档原则，校庆资料产生在哪个部门，就由哪个部门收集整理，各二级单位党政主要负责人为第一责任人。原则上须提交原件，各单位不得随意保留，由学校集中统一归档、管理；综合档案室负责档案资料的最终汇总，做好档案的收集、整理、接收入库。
3.材料收集要做到齐全、完整、规范，数据信息准确详实，声像资料清晰完整（高清）。
4.图片、声像及实物等非文字资料提交时，需同时附有档案形成时间、场所、涉及主要人物、事件等信息的相关说明。
5.所有归档材料均需填写移交目录（见附件），纸质版与电子版同步归档。
6.归档时间：2025年12月31日前移交综合档案室。材料移交归档时需打印移交目录一式两份，经单位负责人审核签字并盖章后，统一移交至学校综合档案室。交接双方当面检查、验收、签字。凡不符合归档规范要求的，需重新修正后再办理移交手续。
7.不能移交到综合档案室的档案，各二级单位应当予以登记，妥善保管，并以复制、扫描、拍照等方式进行移交。
三、其他
在归档过程中，如遇问题，可随时与党政办公室综合档案室联系，综合档案室负责提供相关技术咨询和业务指导。
联系人：张蓓
联系电话：3690602
联系邮箱：档案材料的电子文件可发校内OA邮箱
桂林旅游学院
2025年11月20日
